Guide utilisateur

Modules Desktop IZIFACTURE: mode d’emploi opérationnel

Documentation pratique des modules du menu principal: Tableau de bord, Agenda, Atelier, Clients, Stock, Achats, Facturation et Paramètrès.

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Captures annotées

Les captures sont annotées pour faciliter la prise en main des écrans et des actions clés.

Perspective: vue Admin, avec note explicite des restrictions STAFF.
Galerie interactive: miniatures, annotations et zoom plein écran.
Par module: actions clés, parcours type, erreurs fréquentes et astuces.

Tableau de bord Agenda Atelier Clients Stock Achats Facturation Parametres

Tableau de bord

Vue de pilotage quotidienne: activité, urgences, performance atelier et tresorerie.

Route: /dashboard

Objectif module

Vérifier en moins de 2 minutes ce qui doit être traite aujourd hui: rendez-vous critiques, ordres en retard et indicateurs financiers.

Usages concrets

Prioriser les interventions urgentes avant l ouverture.
Suivre l avancement des dossiers sans ouvrir chaque module.
Identifier les retards de règlement et actions de relance.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux KPI financiers et indicateurs sensibles.

STAFF: La vue STAFF peut masquer les blocs financiers et certains exports.

Tableau de bord avec synthese d activité et raccourcis modules.

/dashboard

Vue d ensemble du dashboard avec indicateurs de pilotage.

KPI prioritaires: Resume rapide des volumes et alertes du jour.

Actions cles

Consulter les KPI jour/semaine/mois.
Acceder aux raccourcis vers Agenda, Atelier et Facturation.
Analyser les ordres avec marge faible pour correction rapide.

Parcours type

Ouvrir /dashboard en début de journee.
Vérifier les alertes critiques et les notifications.
Basculer vers le module cible via les cartes de raccourci.
Revenir au tableau de bord en fin de journee pour le bilan.

Erreurs frequentes

Interprater un KPI sans vérifier la période selectionnee.
Ne pas traiter les alertes prioritaires avant de planifier du nouveau.
Confondre volume d activité et rentabilité reelle.

Astuces equipe

Utiliser le dashboard comme point d entrée unique de chaque journee.
Vérifier les cartes "en retard" avant de valider de nouveaux dossiers.
Documenter les anomalies de marge directement depuis l ordre concerne.

Agenda

Planification atelier, affectation des ressources et suivi des rendez-vous.

Route: /agenda

Objectif module

Organiser la charge de travail sans conflit de ressources, avec une vision claire des disponibilites ponts et techniciens.

Usages concrets

Planifier une maintenance en choisissant un slot libre.
Reprogrammer rapidement un rendez-vous en cas d urgence atelier.
Affecter une intervention à une ressource spécifique.

Portee des roles

Admin: Configuration complete des ressources et des plages horaires.

STAFF: Le staff peut avoir un acces restreint a certaines actions de configuration.

/agenda

Vue semaine pour piloter la charge atelier.

Bascules de période: Navigation jour/semaine et deplacement temporel rapide.

Actions cles

Creer un rendez-vous depuis un client ou un vehicule.
Changer la vue jour/semaine pour equilibrer la charge.
Vérifier les indisponibilites avant validation.

Parcours type

Ouvrir la vue semaine pour visualiser la charge globale.
Creer ou deplacer les rendez-vous critiques.
Vérifier les conflits puis confirmer le planning.
Synchroniser avec Atelier pour execution des OR.

Erreurs frequentes

Planifier sans vérifier la disponibilite des ressources.
Oublier de rattacher un vehicule au rendez-vous.
Ne pas confirmer les horaires apres un deplacement.

Astuces equipe

Utiliser les filtres de ressources pour limiter les collisions.
Ajouter des notes courtes pour faciliter la passation.
Vérifier en fin de journee les RDV du lendemain.

Atelier

Gestion des ordres de reparation, suivi d avancement et execution technique.

Route: /atelier/ordres

Objectif module

Piloter l execution des interventions du diagnostic à la clôture, avec traçabilité complete des opérations.

Usages concrets

Creer un ordre depuis un rendez-vous confirme.
Mettre à jour le statut d intervention en temps reel.
Suivre les pièces et la main d œuvre engagees sur chaque dossier.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux statuts, coûts et transitions sensibles.

STAFF: Selon le role, certaines transitions ou validations peuvent être bloquees.

Liste des ordres atelier avec statuts et priorités.

/atelier/ordres

Vue liste des ordres de reparation en cours.

Filtres OR: Filtrage par statut, date ou priorité.

Actions cles

Passer un OR en cours puis termine apres contrôle.
Ajouter des lignes de travaux ou consommables.
Historiser les observations atelier utiles au client.

Parcours type

Selectionner l ordre du jour dans la liste atelier.
Vérifier les informations client/vehicule.
Executer puis actualiser les statuts de progression.
Envoyer vers facturation apres validation finale.

Erreurs frequentes

Cloturer un ordre sans renseigner les opérations reelles.
Ne pas vérifier la coherence entre temps passe et temps facture.
Oublier de rattacher les pièces sorties du stock.

Astuces equipe

Utiliser les statuts comme repere unique pour toute l équipe.
Ajouter des notes factuelles pour limiter les retours atelier.
Vérifier les lignes avant passage en facturation.

Clients

Base client et vehicules associes, historique relationnel et administratif.

Route: /clients

Objectif module

Centraliser les fiches clients pour retrouver rapidement l historique, les coordonnées et le contexte de chaque intervention.

Usages concrets

Rechercher un client avant prise de rendez-vous.
Mettre à jour les coordonnées et préférences de contact.
Vérifier l historique des dossiers par vehicule.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux informations sensibles et historiques.

STAFF: Le staff peut avoir un acces partiel selon les règles internes.

/clients

Vue liste clients avec recherche instantanee.

Recherche: Filtre rapide par nom, email ou téléphone.

Actions cles

Creer une nouvelle fiche client depuis l accueil client.
Associer un vehicule et ses données techniques.
Acceder aux devis/factures lies à un dossier client.

Parcours type

Chercher le client par nom, téléphone ou email.
Ouvrir la fiche et vérifier les informations de contact.
Controler l historique avant nouvelle intervention.
Mettre à jour la fiche puis enchainer vers Agenda ou Atelier.

Erreurs frequentes

Dupliquer des clients au lieu de mettre à jour la fiche existante.
Saisir des coordonnées incompltes avant facturation.
Ne pas rattacher le bon vehicule à l intervention.

Astuces equipe

Vérifier la fiche avant chaque création de dossier.
Uniformiser les formats téléphone/email pour fiabiliser les recherches.
Utiliser les notes de fiche pour contextes importants.

Stock

Catalogue pièces, suivi des niveaux, alertes et mouvements de stock.

Route: /inventory

Objectif module

Maintenir une disponibilite pièces fiable, réduire les ruptures et éviter les immobilisations inutiles.

Usages concrets

Vérifier les références disponibles avant intervention.
Traiter les alertes de seuil minimum.
Corriger un mouvement de stock suite à une erreur de saisie.

Portee des roles

Admin: Parametrage complet des seuils et inventaires.

STAFF: Le staff peut être limite à la consultation ou aux mouvements simples.

Catalogue stock avec quantites et alertes.

/inventory

Catalogue des pièces avec niveaux et statuts de stock.

Filtres stock: Filtre par disponibilite, categorie et criticite.

Actions cles

Ajouter ou modifier une référence article.
Suivre les quantites et seuils mini de reappro.
Consulter les mouvements pour audit interne.

Parcours type

Ouvrir /inventory et filtrer les références critiques.
Vérifier les niveaux avant validation d un OR.
Ajuster les quantites apres sortie atelier.
Programmer les commandes fournisseurs nécessaires.

Erreurs frequentes

Ne pas enregistrer les sorties lors des interventions.
Saisir des références incoherentes entre équipe atelier et magasin.
Laisser des seuils mini non adaptes à l activité saisonniere.

Astuces equipe

Standardiser les références pour limiter les doublons.
Controler chaque semaine les alertes de seuil bas.
Tracer les ajustements manuels avec un motif explicite.

Achats

Commandes fournisseurs et suivi des factures d achat (dont Inbox PDP).

Route: /purchases/orders

Objectif module

Structurer les approvisionnements et accélérer le traitement des factures fournisseurs avec contrôle avant comptabilisation.

Usages concrets

Suivre les commandes en attente de réception.
Controler les factures fournisseurs reçues via PDP.
Rapprocher une facture avec le bon fournisseur puis convertir en brouillon.

Portee des roles

Admin: Acces complet à la conversion facture et aux actions sensibles.

STAFF: Le staff peut être limite à la lecture ou au pre-contrôle selon les droits.

Liste des commandes fournisseurs module Achats.

/purchases/orders

Suivi des commandes fournisseurs et statuts de réception.

Filtres commandes: Tri par statut, fournisseur et période.

Actions cles

Creer et suivre des bons de commande fournisseurs.
Traiter l Inbox PDP (mapping, validation, conversion).
Finaliser les factures fournisseurs apres verification lignes et totaux.

Parcours type

Ouvrir /purchases/orders pour le suivi des commandes.
Traiter les entrees /purchases/inbox en attente.
Affecter le fournisseur si nécessaire.
Convertir la réception en facture fournisseur brouillon.

Erreurs frequentes

Convertir une entrée inbox sans controler le fournisseur.
Ignorer les erreurs de validation PDP avant conversion.
Confondre statut PDP et statut comptable interne.

Astuces equipe

Traiter l inbox quotidiennement pour éviter l accumulation.
Utiliser les filtres "a traiter" et "rejetees" en priorité.
Vérifier les lignes pre-remplies avant validation finale.

Facturation

Edition, suivi et règlement des factures clients.

Route: /billing/invoices

Objectif module

Produire des factures fiables, suivre les échéances et accélérer les encaissements avec un process clair.

Usages concrets

Vérifier les factures en attente avant envoi client.
Suivre les échéances pour limiter les impayés.
Controler le statut de paiement et relancer si besoin.

Portee des roles

Admin: Acces complet à la validation, envoi et suivi règlements.

STAFF: Le staff peut être limite sur la validation finale et certains exports.

Liste des factures clients avec statuts.

/billing/invoices

Pilotage des factures clients par statut et échéance.

Filtres facture: Tri par statut, client et dates.

Actions cles

Creer et valider une facture depuis un ordre atelier.
Envoyer la facture au client via les canaux disponibles.
Suivre les paiements et relances.

Parcours type

Ouvrir la liste factures sur /billing/invoices.
Vérifier brouillons et échéances proches.
Finaliser et envoyer les factures valides.
Suivre les règlements et relances.

Erreurs frequentes

Envoyer une facture sans vérifier les lignes detaillees.
Ne pas renseigner la date d échéance correctement.
Reporter les relances au lieu d utiliser le suivi quotidien.

Astuces equipe

Traiter d abord les factures proches d échéance.
Vérifier les champs legaux avant envoi definitif.
Utiliser les filtres de statut pour les relances.

Parametres

Configuration du garage, équipe, sécurité et integrations métier.

Route: /parametres

Objectif module

Piloter les reglages sensibles du compte garage: identité légale, utilisateurs, droits et options d exploitation.

Usages concrets

Mettre à jour les informations légale du garage.
Creer un utilisateur STAFF et definir son role.
Configurer les options de conformité et integrations.

Portee des roles

Admin: Acces complet a tous les parametrages et utilisateurs.

STAFF: Le staff voit des sections reduites ou en lecture seule.

/parametres

Parametres généraux: identité garage et configuration centrale.

Identite garage: Informations légale et coordonnées de référence.

Actions cles

Modifier les informations de profil garage.
Gerer les comptes équipe et permissions.
Activer ou desactiver des options métier critiques.

Parcours type

Vérifier les informations légales et de contact.
Ajuster les roles équipe selon l organisation.
Controler les parametres sensibles (facturation, sécurité).
Valider les changements puis informer l équipe.

Erreurs frequentes

Modifier un role sans vérifier son impact opérationnel.
Laisser des champs legaux incomplets apres changement société.
Activer une integration sans vérifier les credentials.

Astuces equipe

Documenter les modifications de role importantes.
Reverifier trimestriellement les comptes actifs.
Tester les changements sensibles hors heures de pointe.