Guide utilisateur

Modules Desktop IZIFACTURE: mode d’emploi opérationnel

Documentation pratique des modules du menu principal: Tableau de bord, Agenda, Atelier, Clients, Stock, Achats, Facturation et Paramètres.

Demander une démo Voir la page fonctionnalités

Captures annotées

Les captures sont annotées pour faciliter la prise en main des écrans et des actions clés.

Perspective: vue Admin, avec note explicite des restrictions STAFF.
Galerie interactive: miniatures, annotations et zoom plein écran.
Par module: actions clés, parcours type, erreurs fréquentes et astuces.

Tableau de bord Agenda Atelier Clients Stock Achats Facturation Parametres

Tableau de bord

Vue de pilotage quotidienne: activite, urgences, performance atelier et tresorerie.

Route: /dashboard

Objectif module

Verifier en moins de 2 minutes ce qui doit etre traite aujourd hui: rendez-vous critiques, ordres en retard et indicateurs financiers.

Usages concrets

Prioriser les interventions urgentes avant l ouverture.
Suivre l avancement des dossiers sans ouvrir chaque module.
Identifier les retards de reglement et actions de relance.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux KPI financiers et indicateurs sensibles.

STAFF: La vue STAFF peut masquer les blocs financiers et certains exports.

Tableau de bord avec synthese d activite et raccourcis modules.

/dashboard

Vue d ensemble du dashboard avec indicateurs de pilotage.

KPI prioritaires: Resume rapide des volumes et alertes du jour.

Actions cles

Consulter les KPI jour/semaine/mois.
Acceder aux raccourcis vers Agenda, Atelier et Facturation.
Analyser les ordres avec marge faible pour correction rapide.

Parcours type

Ouvrir /dashboard en debut de journee.
Verifier les alertes critiques et les notifications.
Basculer vers le module cible via les cartes de raccourci.
Revenir au tableau de bord en fin de journee pour le bilan.

Erreurs frequentes

Interprater un KPI sans verifier la periode selectionnee.
Ne pas traiter les alertes prioritaires avant de planifier du nouveau.
Confondre volume d activite et rentabilite reelle.

Astuces equipe

Utiliser le dashboard comme point d entree unique de chaque journee.
Verifier les cartes "en retard" avant de valider de nouveaux dossiers.
Documenter les anomalies de marge directement depuis l ordre concerne.

Agenda

Planification atelier, affectation des ressources et suivi des rendez-vous.

Route: /agenda

Objectif module

Organiser la charge de travail sans conflit de ressources, avec une vision claire des disponibilites ponts et techniciens.

Usages concrets

Planifier une maintenance en choisissant un slot libre.
Reprogrammer rapidement un rendez-vous en cas d urgence atelier.
Affecter une intervention a une ressource specifique.

Portee des roles

Admin: Configuration complete des ressources et des plages horaires.

STAFF: Le staff peut avoir un acces restreint a certaines actions de configuration.

/agenda

Vue semaine pour piloter la charge atelier.

Bascules de periode: Navigation jour/semaine et deplacement temporel rapide.

Actions cles

Creer un rendez-vous depuis un client ou un vehicule.
Changer la vue jour/semaine pour equilibrer la charge.
Verifier les indisponibilites avant validation.

Parcours type

Ouvrir la vue semaine pour visualiser la charge globale.
Creer ou deplacer les rendez-vous critiques.
Verifier les conflits puis confirmer le planning.
Synchroniser avec Atelier pour execution des OR.

Erreurs frequentes

Planifier sans verifier la disponibilite des ressources.
Oublier de rattacher un vehicule au rendez-vous.
Ne pas confirmer les horaires apres un deplacement.

Astuces equipe

Utiliser les filtres de ressources pour limiter les collisions.
Ajouter des notes courtes pour faciliter la passation.
Verifier en fin de journee les RDV du lendemain.

Atelier

Gestion des ordres de reparation, suivi d avancement et execution technique.

Route: /atelier/ordres

Objectif module

Piloter l execution des interventions du diagnostic a la cloture, avec tracabilite complete des operations.

Usages concrets

Creer un ordre depuis un rendez-vous confirme.
Mettre a jour le statut d intervention en temps reel.
Suivre les pieces et la main d oeuvre engagees sur chaque dossier.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux statuts, couts et transitions sensibles.

STAFF: Selon le role, certaines transitions ou validations peuvent etre bloquees.

Liste des ordres atelier avec statuts et priorites.

/atelier/ordres

Vue liste des ordres de reparation en cours.

Filtres OR: Filtrage par statut, date ou priorite.

Actions cles

Passer un OR en cours puis termine apres controle.
Ajouter des lignes de travaux ou consommables.
Historiser les observations atelier utiles au client.

Parcours type

Selectionner l ordre du jour dans la liste atelier.
Verifier les informations client/vehicule.
Executer puis actualiser les statuts de progression.
Envoyer vers facturation apres validation finale.

Erreurs frequentes

Cloturer un ordre sans renseigner les operations reelles.
Ne pas verifier la coherence entre temps passe et temps facture.
Oublier de rattacher les pieces sorties du stock.

Astuces equipe

Utiliser les statuts comme repere unique pour toute l equipe.
Ajouter des notes factuelles pour limiter les retours atelier.
Verifier les lignes avant passage en facturation.

Clients

Base client et vehicules associes, historique relationnel et administratif.

Route: /clients

Objectif module

Centraliser les fiches clients pour retrouver rapidement l historique, les coordonnees et le contexte de chaque intervention.

Usages concrets

Rechercher un client avant prise de rendez-vous.
Mettre a jour les coordonnees et preferences de contact.
Verifier l historique des dossiers par vehicule.

Portee des roles

Admin: Acces complet aux informations sensibles et historiques.

STAFF: Le staff peut avoir un acces partiel selon les regles internes.

/clients

Vue liste clients avec recherche instantanee.

Recherche: Filtre rapide par nom, email ou telephone.

Actions cles

Creer une nouvelle fiche client depuis l accueil client.
Associer un vehicule et ses donnees techniques.
Acceder aux devis/factures lies a un dossier client.

Parcours type

Chercher le client par nom, telephone ou email.
Ouvrir la fiche et verifier les informations de contact.
Controler l historique avant nouvelle intervention.
Mettre a jour la fiche puis enchainer vers Agenda ou Atelier.

Erreurs frequentes

Dupliquer des clients au lieu de mettre a jour la fiche existante.
Saisir des coordonnees incompltes avant facturation.
Ne pas rattacher le bon vehicule a l intervention.

Astuces equipe

Verifier la fiche avant chaque creation de dossier.
Uniformiser les formats telephone/email pour fiabiliser les recherches.
Utiliser les notes de fiche pour contextes importants.

Stock

Catalogue pieces, suivi des niveaux, alertes et mouvements de stock.

Route: /inventory

Objectif module

Maintenir une disponibilite pieces fiable, reduire les ruptures et eviter les immobilisations inutiles.

Usages concrets

Verifier les references disponibles avant intervention.
Traiter les alertes de seuil minimum.
Corriger un mouvement de stock suite a une erreur de saisie.

Portee des roles

Admin: Parametrage complet des seuils et inventaires.

STAFF: Le staff peut etre limite a la consultation ou aux mouvements simples.

Catalogue stock avec quantites et alertes.

/inventory

Catalogue des pieces avec niveaux et statuts de stock.

Filtres stock: Filtre par disponibilite, categorie et criticite.

Actions cles

Ajouter ou modifier une reference article.
Suivre les quantites et seuils mini de reappro.
Consulter les mouvements pour audit interne.

Parcours type

Ouvrir /inventory et filtrer les references critiques.
Verifier les niveaux avant validation d un OR.
Ajuster les quantites apres sortie atelier.
Programmer les commandes fournisseurs necessaires.

Erreurs frequentes

Ne pas enregistrer les sorties lors des interventions.
Saisir des references incoherentes entre equipe atelier et magasin.
Laisser des seuils mini non adaptes a l activite saisonniere.

Astuces equipe

Standardiser les references pour limiter les doublons.
Controler chaque semaine les alertes de seuil bas.
Tracer les ajustements manuels avec un motif explicite.

Achats

Commandes fournisseurs et suivi des factures d achat (dont Inbox PDP).

Route: /purchases/orders

Objectif module

Structurer les approvisionnements et accelerer le traitement des factures fournisseurs avec controle avant comptabilisation.

Usages concrets

Suivre les commandes en attente de reception.
Controler les factures fournisseurs recues via PDP.
Rapprocher une facture avec le bon fournisseur puis convertir en brouillon.

Portee des roles

Admin: Acces complet a la conversion facture et aux actions sensibles.

STAFF: Le staff peut etre limite a la lecture ou au pre-controle selon les droits.

Liste des commandes fournisseurs module Achats.

/purchases/orders

Suivi des commandes fournisseurs et statuts de reception.

Filtres commandes: Tri par statut, fournisseur et periode.

Actions cles

Creer et suivre des bons de commande fournisseurs.
Traiter l Inbox PDP (mapping, validation, conversion).
Finaliser les factures fournisseurs apres verification lignes et totaux.

Parcours type

Ouvrir /purchases/orders pour le suivi des commandes.
Traiter les entrees /purchases/inbox en attente.
Affecter le fournisseur si necessaire.
Convertir la reception en facture fournisseur brouillon.

Erreurs frequentes

Convertir une entree inbox sans controler le fournisseur.
Ignorer les erreurs de validation PDP avant conversion.
Confondre statut PDP et statut comptable interne.

Astuces equipe

Traiter l inbox quotidiennement pour eviter l accumulation.
Utiliser les filtres "a traiter" et "rejetees" en priorite.
Verifier les lignes pre-remplies avant validation finale.

Facturation

Edition, suivi et reglement des factures clients.

Route: /billing/invoices

Objectif module

Produire des factures fiables, suivre les echeances et accelerer les encaissements avec un process clair.

Usages concrets

Verifier les factures en attente avant envoi client.
Suivre les echeances pour limiter les impayes.
Controler le statut de paiement et relancer si besoin.

Portee des roles

Admin: Acces complet a la validation, envoi et suivi reglements.

STAFF: Le staff peut etre limite sur la validation finale et certains exports.

Liste des factures clients avec statuts.

/billing/invoices

Pilotage des factures clients par statut et echeance.

Filtres facture: Tri par statut, client et dates.

Actions cles

Creer et valider une facture depuis un ordre atelier.
Envoyer la facture au client via les canaux disponibles.
Suivre les paiements et relances.

Parcours type

Ouvrir la liste factures sur /billing/invoices.
Verifier brouillons et echeances proches.
Finaliser et envoyer les factures valides.
Suivre les reglements et relances.

Erreurs frequentes

Envoyer une facture sans verifier les lignes detaillees.
Ne pas renseigner la date d echeance correctement.
Reporter les relances au lieu d utiliser le suivi quotidien.

Astuces equipe

Traiter d abord les factures proches d echeance.
Verifier les champs legaux avant envoi definitif.
Utiliser les filtres de statut pour les relances.

Parametres

Configuration du garage, equipe, securite et integrations metier.

Route: /parametres

Objectif module

Piloter les reglages sensibles du compte garage: identite legale, utilisateurs, droits et options d exploitation.

Usages concrets

Mettre a jour les informations legale du garage.
Creer un utilisateur STAFF et definir son role.
Configurer les options de conformite et integrations.

Portee des roles

Admin: Acces complet a tous les parametrages et utilisateurs.

STAFF: Le staff voit des sections reduites ou en lecture seule.

/parametres

Parametres generaux: identite garage et configuration centrale.

Identite garage: Informations legale et coordonnees de reference.

Actions cles

Modifier les informations de profil garage.
Gerer les comptes equipe et permissions.
Activer ou desactiver des options metier critiques.

Parcours type

Verifier les informations legales et de contact.
Ajuster les roles equipe selon l organisation.
Controler les parametres sensibles (facturation, securite).
Valider les changements puis informer l equipe.

Erreurs frequentes

Modifier un role sans verifier son impact operationnel.
Laisser des champs legaux incomplets apres changement societe.
Activer une integration sans verifier les credentials.

Astuces equipe

Documenter les modifications de role importantes.
Reverifier trimestriellement les comptes actifs.
Tester les changements sensibles hors heures de pointe.